Ajuntament de Barcelona | Capital humàEl web de l'Ajuntament de Barcelona

Inici  > Fitxes Ocupacionals

Planificador/a de congressos, reunions i esdeveniments especials

 

 Enviar

Enviar


Normativa

En compliment de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de Dades de Caràcter Personal, l'informem que les dades recollides formaran part d'un fitxer automatitzat titularitat de BARCELONA ACTIVA SPM SA, amb domicili social al carrer Llacuna, 162-164 de Barcelona, amb les finalitats de gestionar les inscripcions i d'informar de les seves activitats i serveis dins el seu àmbit d'actuació. Vostè podrà exercir els drets d'accés, rectificació, cancel·lació i/o oposició mitjançant comunicació per escrit a Serveis Jurídics de BARCELONA ACTIVA SPM SA en el domicili esmentat.

 
Coneix aquesta ocupació

Descripció

Aquest professional programa, organitza i coordina conferències, congressos, reunions, seminaris, inauguracions, simposis, fires comercials, presentació de productes i altres esdeveniments de caire empresarial. És molt freqüent que les companyies deixin a mans d'empreses especialitzades l'organització de fires i reunions, ja que aquesta tasca requereix un gran esforç organitzacional i logístic abans, durant i després de la celebració.

Saber planificar i ser creatiu són les dues habilitats principals que ha de tenir aquest professional. D'altra banda, el planificador de congressos, reunions i esdeveniments acostuma a trobar-se en moltes ocasions amb situacions inesperades o problemes de darrera hora abans de l'inici de l'esdeveniment. És per això que ha de ser una persona molt resolutiva i capaç d'aguantar situacions d'estrès.

Tasques

  • Abans de començar a organitzar l'esdeveniment hi ha una fase creativa prèvia:
    Es reuneix amb el client per conèixer les seves necessitats i analitza el públic al qual anirà dirigit l'acte.
    Desprès de parlar amb el client, tradueix la idea que es vol comunicar a un llenguatge escènic perquè el missatge acompleixi el seu objectiu. Amb aquesta finalitat, defineix quin tipus d'esdeveniment s'adequa més a les necessitats i exigències del client.
  • Coordina l'equip encarregat del muntatge de l'esdeveniment:
    Quan decideix el tipus d'esdeveniment que es durà a terme, el planificador ha d'escollir les eines més adequades per transmetre aquest missatge (muntatges audiovisuals, disseny de la imatge gràfica, serveis logístics que es requeriran, etc.).
  • Planifica la distribució dels espais físics segons les necessitats de l'empresa:
    Determina quin és l'enclavament més idoni per la celebració de l'esdeveniment i els materials necessaris per acondicionar l'espai.
  • Contracta els diferents serveis externs que es necessiten per dur a terme l'esdeveniment:
    Contacta i organitza el servei d'àpats segons les necessitats de l'esdeveniment (esmorzars, pauses, etc.).
    Contacta i organitza les hostesses segons les seves funcions.
    Contacta i organitza els tècnics de so.
    Programa, si s'escau, espectacles dins l'esdeveniment.
    Contracta i coordina un equip d'intèrprets especialitzats i gestiona la traducció simultània en cas que sigui necessària.
  • Organitza i supervisa els proveïdors: dissenyadors gràfics, servei de reprografia, aparadoristes, tècnics audiovisiuals, instal·lació d'estands, lloguer d'equips (com ara el material informàtic o els elements decoratius), transport de materials, seguretat, neteja, recollida, etc.
  • Planifica el protocol necessari si l'esdeveniment ho requereix:
    S'encarrega d'elaboració de la publicitat de l'esdeveniment i de la difusió als mitjans.
    Contacta amb els ponents convidats.
    Informa i dóna suport al ponents convidats.
  • Prepara els programes i la documentació dels assistents segons les ponències:
    Informa i dóna suport als ponents convidats, als expositors i als patrocinadors durant l'esdeveniment.
    Rep les ponències per organitzar la posada en escena
    Prepara els programes i la documentació dels assistents.
    S'encarrega de la confecció dels plànols de l'exposició, del dossier i del contracte.
    Rep els visitants i els ponents i els acomoda:
    S'encarrega dels mailing que s'han d'enviar a les persones que assistiran al congrés.
    Elabora un programa social per als assistents (rutes culturals, oci, etc.).
    Realitza les reserves d'hotel dels assistents.
    Organitza el transport dels assistents durant l'esdeveniment.
    S'encarrega de les tasques d'inscripció i acreditació dels participants.
    Controla que tot funcioni d'acord amb el que s'ha previst durant l'esdeveniment. Moltes vegades tenen lloc fets imprevistos que el planificador ha de tenir en compte per tal de donar solucions.
  • Quan s'acaba l'esdeveniment supervisa el desmuntatge de tot el material.
  • Factura i controla els ingressos:
    Aprova les factures.
    Es responsabilitza de la comptabilitat i presenta el balanç de resultat.
  • Assessora sobre elements que cal tenir en compte en l'organització d'esdeveniments comercials:
    Aconsella sobre les dates més idònies per la celebració.
    Aconsella sobre la localització i selecció d'emplaçaments.
    Analitza patrocinadors potencials.


Accessos ràpids i copyright:

Centre per al desenvolupament professional Porta22
Convent de Sant Agustí
Ca n'Andalet

Barcelona Treball (Porta22)
+34 934 019 899
bcn.cat/treball

Barcelona Activa Seu Central
Llacuna, 162-164
08018 Barcelona
+34 934 019 777
bcn.cat/barcelonactiva

Generalitat de Catalunya
Unió Europea FEDER
Unió Europea FSE