Los/as encargados/as de la gestión de documentos se ocupan de que los documentos necesarios para el funcionamiento y las operaciones diarias de su organización se registren, clasifiquen y archiven correctamente y se pongan a disposición de los diversos servicios y del público cuando así se solicite. Además, supervisan la ejecución de los procedimientos internos y promueven prácticas para una correcta gestión de los documentos dentro de la organización, impartiendo formación a otros empleados sobre los procesos de gestión de documentos. Pueden manejar sistemas electrónicos de gestión de registros, sistemas electrónicos de gestión de documentos y sistemas de gestión de archivos, y colaboran a la hora de definir los requisitos técnicos correspondientes.

Tareas

En tales casos, las tareas incluirían -
(a) Proporcionar dirección y gestión general para un servicio, instalación, organización o centro;
(b) Desarrollar, implementar y monitorear procedimientos, políticas y estándares para el personal;
(c) Dirigir, supervisar y evaluar las actividades laborales de personal técnico profesional, técnico, administrativo, de servicio, mantenimiento y otros;
(d) Monitorear y evaluar los recursos dedicados a la provisión de servicios;
(e) Controlar operaciones administrativas como la planificación presupuestaria, la preparación de informes y el gasto en suministros, equipos y servicios;
(f) Planificar, dirigir y coordinar la provisión de servicios;
(g) Coordinar la cooperación con otras agencias de prestación de servicios en campos similares o relacionados;
(h) Gestionar presupuestos, controlar el gasto y garantizar el uso eficiente de los recursos;
(i) Supervisar la selección, capacitación y desempeño del personal.