Los/as organizadores/as de conferencias y eventos planifican y supervisan actos como festivales, conferencias, ceremonias, actos culturales, exposiciones, partidos formales, conciertos o congresos. Organizan cada una de las fases de la planificación de los emplazamientos, el personal, los proveedores, los medios de comunicación y los seguros dentro de los límites presupuestarios y temporales asignados. Los/as organizadores/as de conferencias y eventos garantizan el cumplimiento de las obligaciones legales y se cumplen las expectativas de los destinatarios. Colaboran con el equipo de marketing en la promoción del evento, la búsqueda de nuevos clientes y la recopilación de información constructiva a raíz de los acontecimientos.

Tareas

Las tareas incluyen -
(a) Promover conferencias, convenciones y ferias a posibles clientes;
(b) Responder a consultas sobre los servicios ofrecidos y los costos de alquiler de salas y equipos, catering y servicios relacionados;
(c) Reunirse con los/as clientes para discutir sus necesidades y describir opciones de paquetes para satisfacer estas necesidades;
(d) Organizar y coordinar servicios, como instalaciones de conferencias, catering, señalización, displays, equipos audiovisuales y de computación, alojamiento, transporte y eventos sociales, para los/as participantes, arreglos logísticos para los presentadores/as;
(e) Organizar la inscripción de los/as participantes;
(f) Negociar el tipo y costos de los servicios a ser proporcionados dentro del presupuesto;
(g) Supervisar el trabajo de contratistas e informar sobre variaciones en las órdenes de trabajo.