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Normativa

En cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, le informamos que los datos recogidos formarán parte de un fichero automatizado titularidad de BARCELONA ACTIVA SPM SA, con domicilio social en la calle Llacuna, 162-164 de Barcelona, con las finalidades de gestionar las inscripciones y de informar de sus actividades y servicios dentro de su ámbito de actuación. Usted podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancel cancelación y / u oposición mediante comunicación por escrito a Servicios Jurídicos de BARCELONA ACTIVA SPM SA en el domicilio mencionado.

 
Conoce esta ocupación

Otras denominaciones

Front Office Manager, Front Desk Manager.

Descripción

El/la encargado/a de recepción y reservas es quien se encarga de organizar, dirigir y controlar el área de recepción. Gestiona la oferta de habitaciones así como su contratación anticipada, teniendo en cuenta las reservas, entradas, salidas, facturación y situaciones especiales (cambios, overbooking, no shows, etc.), y optimiza los recursos materiales y humanos con el objeto de ofrecer una mayor calidad de servicio al cliente, una mayor satisfacción al personal trabajador, y mayor ocupación del alojamiento. Además de alcanzar los objetivos de empleo deseados, se encarga de garantizar que el funcionamiento del área de recepción esté en consonancia con la filosofía del establecimiento.

La recepción y la experiencia de la clientela en el proceso de hacer una reserva es el primer y principal contacto que se tiene con el establecimiento hotelero, por este motivo es muy importante transmitir una impresión adecuada de profesionalidad, calidad y hospitalidad. Para conseguirlo, el encargado/a de recepción y reservas debe asegurar la correcta formación del equipo y optimizar los procesos y operaciones propias del departamento de recepción.

Tareas

Entre las principales tareas destaca:

Gestión de las reservas:
  • Debe conocer a la perfección la oferta de servicios del alojamiento y las condiciones de uso, a fin de poder informar adecuadamente a la clientela así como tener un dominio de las tarifas, promociones, descuentos, formas de pago...
  • Tramita y registra las reservas tanto de alojamiento como de servicios en tiempo real ajustando su precio a la oferta existente en cada momento.
  • Tiene conocimientos de los diferentes tipos de reservas existentes (back to back, series, FIT).
  • Controla en todo momento la disponibilidad de plazas, manteniendo al día el planning de reservas.
  • Tramita anulaciones y modificaciones de las reservas.
  • Conoce las agencias, empresas, centrales de reservas, etc. que son las fuentes de clientes habituales y el vínculo que éstas tienen con el alojamiento.
  • Actualiza el fichero que contiene los datos de la clientela.
Gestión del personal de recepción:
  • Selecciona el personal y gestiona la formación, los turnos y las vacaciones. Colabora con el departamento de Recursos Humanos en la gestión de altas, bajas, permisos, nóminas etc. correspondientes al equipo de recepción.
  • Comunica al personal de los objetivos empresariales y departamentales establecidos.
  • Planifica, organiza y supervisa las tareas del personal.
Control e innovación en el departamento de recepción:
  • Controla de las hojas de reserva diarios para asegurar el correcto cumplimiento de estas y detectar posibles incidencias en el listado de llegadas (reserva VIP, personas con discapacidad o movilidad reducida, familias con menores...).
  • Supervisa la asignación de habitaciones.
  • Administrar "cuotas" o grupos de habitaciones pendientes de reserva asignados a los diferentes intermediarios turísticos.
  • Controla la facturación diaria y supervisa el correcto cierre de las facturas emitidas a la clientela y las derivadas del departamento de contabilidad.
Gestión de los resultados económicos del departamento:
  • Gestiona el presupuesto establecido para su área.
  • Utiliza los recursos de la manera más eficiente.
  • Interpreta los resultados mensuales del presupuesto y adopta las acciones correctoras que sean necesarias.
Gestión de los recursos materiales:
  • Controla con el/la jefe/a de compras, los stocks de material de oficina, informativo y de recepción del departamento.
  • Planifica con el departamento de mantenimiento, la frecuencia de la limpieza en las áreas del departamento.
  • Supervisa la conservación de los uniformes del personal y el mobiliario de la recepción.

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