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Técnico/a en organización de convenciones, congresos y eventos

 

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Normativa

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Descripción

Es el/la profesional que planifica, organiza y coordina, para una persona o institución cliente, todas las labores y la logística necesarias para la celebración de un congreso, una convención, un viaje de incentivos o un evento.

Un congreso posee un período de maduración de dos a tres años y a él asisten miles de congresistas, con sus posibles acompañantes, provenientes de todo el mundo.
Una convención puede organizarse en un período de un año y cuenta con una asistencia que no suele superar las trescientas personas.
La organización de un viaje de incentivos se realiza en seis meses y en él no suelen concurrir más de cien participantes, pertenecientes a una misma empresa.
La organización de un evento (jornadas, cursos) puede organizarse en un tiempo inferior a un año. Dependiendo de su tipología y dimensión, puede ser de carácter empresarial, familiar o institucional.

Tareas

  • Define junto con la clientela las necesidades que se deben cubrir.
    Considera las características de la sede y el número de asistentes y de ponentes.
    Contempla requerimientos específicos como la necesidad de traductores/as e intérpretes, la documentación necesaria, la promoción, los ordenadores y otras infraestructuras necesarias, etc.
    Prevé las necesidades de reserva, alojamiento y restauración, los posibles programas de ocio para los/las congresistas y los programas específicos para las personas acompañantes.
  • Elabora un presupuesto detallado de todas las partidas presupuestarias que comporta la celebración del congreso o convención y de los servicios opcionales y complementarios.
  • Negocia el presupuesto con la clientela y proveedores.
  • Coordina y dirige el equipo propio (administrativos/as expertos/as en reservas de plazas hoteleras y de transporte) que ejecutará las acciones para llevar a cabo el congreso.
  • Dirige y supervisa los equipos de profesionales subcontratados/as (traductores/as e intérpretes, equipos de luz y sonido, imprenta, catering, etc.).
  • Realiza el seguimiento del presupuesto.
  • Proporciona asistencia personalizada durante el evento.
  • Es responsable de la logística que supone la clausura del evento, así como de realizar el informe de resultados económicos y de gestión.
  • Evalúa los resultados y la correcta gestión del congreso o convención.


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