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Otras denominaciones

Organizador/a de eventos

Descripción

Es el o la profesional que planifica, organiza y coordina, para una persona o institución cliente las tareas y la logística necesarias para un evento. Se encarga de organizar, ejecutar, comercializar y realizar el seguimiento de los eventos de los que es responsable, para que en el momento que se realicen, todos los departamentos implicados estén bien coordinados y se satisfagan las expectativas de la clientela.

Este/a profesional puede participar en la organización de eventos masivos, como pueden ser congresos o convenciones, cuya preparación pueda durar más de un año y en los que asisten centenares o miles de personas y acompañantes, pero también eventos de medio o pequeño alcance, como pueden ser viajes, desplazamientos o eventos como jornada y cursos.

Tareas

Define conjuntamente con la clientela las necesidades a cubrir:
  • Tiene en consideración las características de la sede y el nombre de asistentes y ponentes y estudia posibles requerimientos específicos, como pueden ser servicios de traducción, documentación, las infraestructuras necesarias, etc.
  • Valora, juntamente con la empresa cliente, las diferentes opciones de espacios físicos dónde realizar el evento.
  • Prevé las necesidades de reserva, alojamiento y restauración. Confirma los servicios y realiza un seguimiento posterior de los mismos.
  • Fideliza la clientela con un servicio ajustado a sus demandas y necesidades.

Gestiona los recursos necesarios para la realización del evento:
  • Elabora un presupuesto detallado de todas las partidas presupuestarias que comporta la celebración del congreso o convención, así como de loes servicios opcionales y complementarios.
  • Negocia le presupuesto con la clientela y los proveedores.
  • Realiza el seguimiento del presupuesto.
  • Supervisa los contratos de servicios.

Vela por la correcta realización del evento:
  • Se asegura del uso correcto del planning de salas, manteniéndolo actualizado y en buenas condiciones permanentemente.
  • Comunica a todos los departamentos implicados con suficiente antelación todas las órdenes de servicio, para que se puedan satisfacer adecuadamente las expectativas de la clientela.
  • Dirige y supervisa los equipos de profesionales subcontratados, como pueden ser los o las traductoras y intérpretes, los equipos de luz y sonido, el servicio de comidas, etc.
  • Proporciona asistencia personalizada durante el evento.
  • Se responsabiliza de la logística que implica la clausura del evento, así como de realizar el informe de resultados económicos y de gestión.
  • Evalúa los resultados y la correcta gestión del congreso o convención.
  • Procura alcanzar los estándares medioambientales y de calidad establecidos.

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