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Normativa

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Conoce esta ocupación

Descripción

El/la secretario/a de dirección es el/la profesional que colabora estrechamente con la dirección general de una empresa y contribuye a potenciar su capacidad y rendimiento. En este sentido, asegura que su superior/a dispone de todos los medios materiales y humanos necesarios para desarrollar eficazmente su trabajo.

El/la secretario/a de dirección ha pasado con los años de ser el/la profesional que cogía el teléfono y mecanografiaba las cartas de su superior/a a ser la persona de confianza que abre la puerta para acceder a un/a alto cargo, y ser un/a auténtico/a protagonista del trabajo que realiza la dirección general. Así, organiza el tiempo de los/las ejecutivos/as y lleva a cabo las tareas de gestión.

Actualmente, más del 40% de los/las secretarios/as de dirección son licenciados/as, saben idiomas, tienen una gran capacidad de organización, saben distinguir lo que es importante de lo urgente, y tienen la flexibilidad suficiente para gestionar la agenda de sus superiores/as.

Tareas

Las tareas principales del/de la secretario/a de dirección se pueden concretar en las siguientes:
  • Redacta correspondencia y documentos complejos siguiendo las indicaciones de su superior/a, que pueden ser detalladas o no, y los prepara para la firma de la dirección.
  • Procesa documentación de gestión empresarial, confidencial o no, y la archiva de manera organizada según el propio criterio para facilitar su acceso posterior.
  • Busca información en documentos oficiales, revistas, diarios, publicaciones especializadas, páginas web, etc., y realiza un análisis y un resumen según las indicaciones de su superior/a.
  • Se responsabiliza de la agenda de trabajo de la dirección (reuniones, viajes, citas, eventos, etc.).
  • Organiza y gestiona viajes de trabajo de la dirección (vuelos, trenes, hoteles, restaurantes, etc.).
  • Asiste a reuniones y redacta los informes o actas sobre los temas tratados.
  • Vigila y asegura que las órdenes del/de la director/a se realizan tal y como se ha dispuesto.
  • Atiende llamadas telefónicas dirigidas al/a la director/a.
  • Realiza la atención a personas que por un motivo u otro necesitan dirigirse al/a la director/a y procura ofrecer las soluciones más adecuadas.
  • Realiza tareas ejecutivas y facilita información por delegación directa del/de la director/a.

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