Ajuntament de Barcelona | Capital humà

El/la secretari/a de direcció és el/la professional que col·labora estretament amb la direcció general d'una empresa i contribueix a potenciar la seva capacitat i rendiment. En aquest sentit, assegura que el/la seu/va superior/a disposa de tots el mitjans materials i humans necessaris per desenvolupar eficaçment la seva feina.

El/la secretari/a de direcció ha passat amb els anys de ser el/la professional que agafava el telèfon i mecanografiava les cartes del/la seu/va superior/a a ser la persona de confiança que obre la porta per accedir a un/a alt càrrec, i ser un/a autèntic/a protagonista de la feina que realitza la direcció general. Així, organitza el temps dels/les executius/ves i duu a terme tasques de gestió.

Actualment, més del 40% dels/les secretaris/es de direcció són llicenciats/des, saben idiomes i tenen una gran capacitat d'organització, saben distingir el que és important del que és urgent, i tenen la flexibilitat suficient per gestionar l'agenda dels seus/ves superiors/es.

• Redacta correspondència i documents complexos seguint les indicacions del/la seu/va superior/a, que poden ser detallades o no, i els prepara per la firma de la direcció.
• Processa documentació de gestió empresarial, confidencial o no, i l'arxiva de manera organitzada segons el propi criteri per facilitar el seu accés posterior.
• Busca informació en documents oficials, revistes, diaris, publicacions especialitzades, pàgines web, etc., i en realitza un anàlisi i un resum segons les indicacions del/la seu/va superior.
• Es responsabilitza de l'agenda de treball de la direcció (reunions, viatges, cites, esdeveniments, etc.).
• Organitza i gestiona viatges de treball de la direcció (vols, trens, hotels, restaurants, etc.).
• Assisteix a reunions i redacta els informes o actes sobre els temes tractats.
• Vigila i assegura que les ordres del/la director/a es realitzen tal i com ha disposat.
• Atén trucades telefòniques dirigides al/la director/a.
• Realitza l'atenció a persones que per un motiu o altre necessiten adreçar-se al/la director/a i procura oferir les solucions més procedents.
• Realitza tasques executives i facilita informació per delegació directa del/la del/de la director/a.

Formació reglada i graduats

El/la secretari/a de direcció ha de tenir, com a mínim, la següent formació:

• Grau en qualsevol família professional, preferentment en l'àmbit de l'administració i direcció d'empreses.

• Curs de secretariat o d'assistent de direcció en una escola de negocis.
  

• Certificat de Professionalitat de la Família Administració i gestió: Assistència a la direcció (Nivell 3)
• Certificat de Professionalitat de la Família Administració i gestió: Assistència documental i de gestió en despatxos i oficines (Nivell 3)
• Cicle(s) Formatiu(s) de la Família Professional Administració i gestió - Grau Superior: Assistència a la direcció
• Grau: Administració i direcció d'empreses
• Grau: Ciències empresarials-management
• Grau: Economia i gestió

Formació Complementària

El/la secretari/ària de direcció ha de disposar d'una visió global de l'empresa i comprendre el seu funcionament. En aquest sentit, és essencial que tingui coneixements comptables, de màrqueting i d'aspectes jurídics i laborals. Per això, és convenient que realitzi cursos d'especialització en aquests àmbits si no es troben en el temari de la seva formació de base, per exemple, els següents:

• Introducció a la comptabilitat i Pla general comptable.

• Introducció a l'economia i al càlcul mercantil.

• Curs de dret mercantil i laboral.

Així mateix, és un/a professional que es relaciona contínuament amb persones, ja siguin alts càrrecs o no i, per tant, ha de presentar competències de comunicació oral i escrita. En aquest sentit, és essencial que escrigui i parli correctament en castellà i català (si treballa a Catalunya); i sàpiga utilitzar el llenguatge empresarial seguint un protocol, així com identificar la documentació empresarial.

Altres requisits específics

És imprescindible que el/la secretari/ària de direcció tingui un nivell alt d'anglès ja que molt probablement s'haurà de comunicar en aquesta llengua amb altres professionals amb qui interactua; sobretot, si s'ocupa en empreses multinacionals o amb força presencia a l'estranger. A més, molt probablement hagi de manipular informació en anglès i redactar informes en aquesta llengua. Així mateix, se sol requerir un nivell mig en una altra llengua estrangera (francès, alemany, xinès, etc.).

Addicionalment, és imprescindible que aquest/a professional sigui un/a usuari/a avançat/a en programes d'ofimàtica, correu electrònic i navegació en Internet, ja que aquestes seran les eines amb que treballarà en el seu dia a dia.

Aprenentatge i utilització de coneixements: Nivell 1

Orientació a l'assoliment: Nivell 3

Planificació i organització: Nivell 2

Flexibilitat i gestió del canvi: Nivell 2

Comunicació: Nivell 2

Compromís amb l'organització: Nivell 2

Gestió

L'organització, direcció i control d'una empresa o entitat constitueixen el nucli d'interès de les persones afins al camp de gestió. Les activitats que s'engloben en aquest camp d'interès van des de la gestió eficient dels recursos, les anàlisis de viabilitat i la solució de problemes empresarials, al desenvolupament competencial i motivacional dels recursos humans. Per dur a terme aquestes activitats es requereixen coneixements de tècniques específiques de direcció estratègica i gestió empresarial.

Logística

La planificació, organització, control i realització de tasques logístiques i administratives constitueixen el focus d'interès de les persones afins al camp de logística. Activitats com l'organització i planificació de sistemes d'aprovisionament, emmagatzematge, producció i distribució, la realització d'inventaris, controls d'estocs i estimacions de producció, i l'organització i/o execució de les tasques administratives necessàries per la implementació d'aquestes activitats, són representatives del camp de logística. El coneixement de tècniques d'organització, control i gestió és clau per dur a terme aquestes activitats.

Assessor/a fiscal

Assessor/a financer/a

Assessor/a en comptabilitat

Especialista en estimació de costos

Gestor/a de tresoreria

• Jornada i horari

  L'horari habitual del/la secretari/ària de direcció és 40 hores setmanals amb jornades de treball de 8 hores distribuïdes al matí i a la tarda. No obstant, en ocasions, quan les càrregues de feina ho requereixen se sol requerir flexibilitat i adaptació als horaris del/la director/a, i més dedicació a la feina.

• Retribució

  La retribució es calcula d'acord amb l'experiència i les hores de treball realitzades. No obstant, la retribució es troba en una forquilla d'entre els 17.902 i els 25.911 euros bruts anuals. La mitjana salarial està entorn els 21.537 euros anuals bruts.
  
  Font de referència: Estudi "Observatori d'ocupacions i salaris del Mercat de Treball Actual. Barcelona Activa", elaborat per ICSA Grupo. Abril 2015.