Ajuntament de Barcelona | Capital humà

Aquest/a professional programa, organitza i coordina conferències, congressos, reunions, seminaris, inauguracions, simposis, fires comercials, presentació de productes i altres esdeveniments de caire empresarial. És molt freqüent que les companyies deixin a mans d'empreses especialitzades l'organització de fires i reunions, ja que aquesta tasca requereix un gran esforç organitzacional i logístic abans, durant i després de la celebració.

Saber planificar i ser creatiu/va són les dues habilitats principals que ha de tenir aquest/a professional. D'altra banda, el/la planificador/a d'esdeveniments corporatius acostuma a trobar-se en moltes ocasions amb situacions inesperades o problemes de darrera hora abans de l'inici de l'esdeveniment. És per això que ha de ser una persona molt resolutiva i capaç d'aguantar situacions d'estrès.

• Abans de començar a organitzar l'esdeveniment hi ha una fase creativa prèvia:
  Es reuneix amb el/la client per conèixer les seves necessitats i analitza el públic al qual anirà dirigit l'acte.
  Desprès de parlar amb la clientela, tradueix la idea que es vol comunicar a un llenguatge escènic perquè el missatge acompleixi el seu objectiu. Amb aquesta finalitat, defineix quin tipus d'esdeveniment s'adequa més a les necessitats i exigències del client.
• Coordina l'equip encarregat del muntatge de l'esdeveniment:
  Quan decideix el tipus d'esdeveniment que es durà a terme, el/la planificador/a ha d'escollir les eines més adequades per transmetre aquest missatge (muntatges audiovisuals, disseny de la imatge gràfica, serveis logístics que es requeriran, etc.).
• Planifica la distribució dels espais físics segons les necessitats de l'empresa:
  Determina quin és l'enclavament més idoni per la celebració de l'esdeveniment i els materials necessaris per acondicionar l'espai.
• Contracta els diferents serveis externs que es necessiten per dur a terme l'esdeveniment:
  Contacta i organitza el servei d'àpats segons les necessitats de l'esdeveniment (esmorzars, pauses, etc.).
  Contacta i organitza els/les hostes/es segons les seves funcions.
  Contacta i organitza els/les tècnics/ques de so.
  Programa, si s'escau, espectacles dins l'esdeveniment.
  Contracta i coordina un equip d'intèrprets especialitzats/des i gestiona la traducció simultània en cas que sigui necessària.
• Organitza i supervisa proveïdors: disseny gràfic, servei de reprografia, aparadoristes, tècnics/ques audiovisiuals, instal·lació d'estands, lloguer d'equips (com ara el material informàtic o els elements decoratius), transport de materials, seguretat, neteja, recollida, etc.
• Planifica el protocol necessari si l'esdeveniment ho requereix:
  S'encarrega d'elaboració de la publicitat de l'esdeveniment i de la difusió als mitjans.
  Contacta amb els/les ponents convidats.
  Informa i dóna suport als i les ponents convidats/des.
• Prepara els programes i la documentació de les persones assistents segons les ponències:
  Informa i dóna suport als/les ponents convidats/des, expositors i patrocinadors durant l'esdeveniment.
  Rep les ponències per organitzar la posada en escena
  Prepara els programes i la documentació dels assistents.
  S'encarrega de la confecció dels plànols de l'exposició, del dossier i del contracte.
  Rep les visites i ponències i els acomoda:
  S'encarrega dels mailing que s'han d'enviar a les persones que assistiran al congrés.
  Elabora un programa social per als assistents (rutes culturals, oci, etc.).
  Realitza les reserves d'hotel dels assistents.
  Organitza el transport dels assistents durant l'esdeveniment.
  S'encarrega de les tasques d'inscripció i acreditació dels i de les participants.
  Controla que tot funcioni d'acord amb el que s'ha previst durant l'esdeveniment. Moltes vegades tenen lloc fets imprevistos que el/la planificador/a ha de tenir en compte per tal de donar solucions.
• Quan s'acaba l'esdeveniment supervisa el desmuntatge de tot el material.
• Factura i controla els ingressos:
  Aprova les factures.
  Es responsabilitza de la comptabilitat i presenta el balanç de resultat.
• Assessora sobre elements que cal tenir en compte en l'organització d'esdeveniments comercials:
  Aconsella sobre les dates més idònies per la celebració.
  Aconsella sobre la localització i selecció d'emplaçaments.
  Analitza patrocinadors/es potencials.

Formació reglada i graduats

Hi ha diferents estudis que capaciten per dur a terme aquesta ocupació, alguns dels quals són:

• Certificat de Professionalitat de la Família Hoteleria i Turisme: Creació i gestió de viatjes combinats i esdeveniments (Nivell 3)
• Certificat de Professionalitat de la Família Comerç i Màrqueting: Gestió comercial de vendes (Nivell 3)
• Certificat de Professionalitat de la Família Comerç i Màrqueting: Gestió de màrqueting i comunicació (Nivell 3)
• Cicle(s) Formatiu(s) de la Família Professional Comerç i màrqueting - Grau Superior: Gestió de vendes i espais comercials
• Cicle(s) Formatiu(s) de la Família Professional Hoteleria i turisme - Grau Superior: Agències de viatges i gestió d'esdeveniments
• Grau: Publicitat i relacions públiques
• Grau: Administració i direcció d'empreses

Formació Complementària

Màsters i postgraus en Màrqueting i Comunicació.

Màsters i postgraus en Organització de Fires i Congressos.

Vegi's els centres on s'imparteixen màsters, postgraus o cursos especialitzats en l'apartat "Recursos".

Altres requisits específics

Alt nivell d'anglès i un segon idioma.

Domini de les eines d'ofimàtica: Excel, Access, Powerpoint, World.

Coneixements d'aplicacions multimèdies.

Coneixements del programari SAVIA-AMADEUS.

Coneixements de finances i comptabilitat.

És important tenir el carnet de conduir B.

Orientació al client: Nivell 2

Flexibilitat i gestió del canvi: Nivell 2

Orientació estratègica: Nivell 2

Creativitat: Nivell 3

Negociació: Nivell 2

Planificació i organització: Nivell 3

Atenció al públic

El tracte directe i proper amb les persones i relacionar-se en públic són aspectes altament motivadors per a les persones que mostren interès en el camp d'atenció al públic. L'orientació a les persones i a la satisfacció de les necessitats dels clients són clau en les activitats professionals englobades en aquest camp i comporten la necessitat de conèixer les tècniques adequades per a atendre al públic i poder donar un servei adequat a les seves necessitats i expectatives. Les activitats d'assistència i guia en actes, viatges o equipaments o l'assessorament sobre productes i serveis en són un bon exemple.

Comunicació

La generació i difusió d'informació són el focus d'interès de les persones que mostren afinitat amb el camp de la comunicació. Aquesta informació, però, pot tenir diverses finalitats: informar sobre successos i esdeveniments, generar opinió pública sobre un determinat tema o promocionar i publicitar un servei o producte. Dur a terme aquestes activitats suposa conèixer diverses tècniques orientades a la comunicació, a la persuasió i a la comercialització.

Gestió

L'organització, direcció i control d'una empresa o entitat constitueixen el nucli d'interès de les persones afins al camp de gestió. Les activitats que s'engloben en aquest camp d'interès van des de la gestió eficient dels recursos, les anàlisis de viabilitat i la solució de problemes empresarials, al desenvolupament competencial i motivacional dels recursos humans. Per dur a terme aquestes activitats es requereixen coneixements de tècniques específiques de direcció estratègica i gestió empresarial.

Logística

La planificació, organització, control i realització de tasques logístiques i administratives constitueixen el focus d'interès de les persones afins al camp de logística. Activitats com l'organització i planificació de sistemes d'aprovisionament, emmagatzematge, producció i distribució, la realització d'inventaris, controls d'estocs i estimacions de producció, i l'organització i/o execució de les tasques administratives necessàries per la implementació d'aquestes activitats, són representatives del camp de logística. El coneixement de tècniques d'organització, control i gestió és clau per dur a terme aquestes activitats.

Agent turístic/a de creuers

Gestor/a d'instal·lacions de lleure

Tècnic/a en organització de convencions, congressos i esdeveniments

Gestor/a de viatges

Responsable de continguts promocionals

• Jornada i horari

  S'acostuma a treballar per puntes de treball. Quan la data de l'esdeveniment s'aproxima, l'horari s'intensifica.

• Retribució

  La mitjana se situa entre els 30.145 i els 42.387 euros, però pot variar molt segons diversos factors: el grau de responsabilitat, l'experiència i el volum de l'empresa. La mitjana salarial està entorn els 35.746 euros anuals bruts.
  
  Font de referència: Estudi "Observatori d'ocupacions i salaris del Mercat de Treball Actual. Barcelona Activa", elaborat per ICSA Grupo. Abril 2015.

• Altres elements peculiars

  L'organització d'un esdeveniment requereix un equip ben coordinat i planificat. Per aquesta raó, els professionals freelance acostumen a treballar amb freqüència per les mateixes empreses.

• Recursos humans i materials

  Un ordinador amb programes de tractament gràfic.